Budapest Főváros Levéltára (BFL) idén is megszervezte nagysikerű képzését 2024. november 5–7. között, Teve utcai épületében. A mesterkurzus résztvevőit megnyitó beszédükben Dr. Kenyeres István a BFL főigazgatója és Bényei Balázs a KIM Könyvtári és Levéltári Főosztály főtanácsosa, levéltári referens köszöntötték.
A résztvevők száma minden korábbi rekordot megdöntött, hiszen összesen 41 kolléga vett részt rajta, akik 21 különböző közgyűjteményből – nemcsak levéltárból, hanem múzeumból is – érkeztek. A kurzus évek óta rendszeres résztvevői mellett csaknem ugyanannyi új kollégát is üdvözölhettünk. A magyarországi résztvevők mellett, különösen az szolgált nagy örömünkre, hogy az eddigi mesterkurzusokon résztvevő külföldi területek/országok mellett, mint Szlovákia, Ukrajna, Románia, Szerbia, újabb területekről így Szlovéniából és Bosznia-Hercegovinából is fogadtunk levéltárosokat.
A tematika minden évben más és figyelembe veszi az előző évi hallgatók által leadott elégedettségi kérdőíveken megfogalmazott kéréseket, amiből kiderül mely szakmai területek érdeklik különösen a kollégákat, melyekről szeretnének részletesebben hallani.[1] Az idei témák a mesterséges intelligencia, a levéltári gyűjtőterület, a levéltári nyilvántartó rendszerek, szabványok, nemzetközi projektek, multimédia és állományvédelem köréből kerültek ki.
A kurzuson plenáris elméleti előadások és kiscsoportos gyakorlati szemináriumok váltották egymást. Az első előadásban Hegedűs István az MNL OL Digitális Tartalomfejlesztési Osztály munkatársa a Történeti adatok rekordjainak összekapcsolása automatizált megoldásokkal címmel tartott átfogó, fejlődéstörténeti áttekintés, valamint kitért az MNL hasonló projektjeire is. Nemzetközi kitekintésben a 20. századi előzményeket követően a közelmúltban kezdődött projektről beszélt. Részletesebben ismertette például a 2019-ben indult dániai Link-Lives kutatási projektet, amelynek célja az 1787-1968 közötti népszámlálási és felekezeti rekordok összekapcsolása, ami több mint 20 millió rekord, beleértve a 9 országos népszámlálási év teljes adatát, és a helyi koppenhágai népszámlálást, továbbá 300 ezer temetkezési rekordot az 1861–1920 közötti időszakra vonatkozóan a koppenhágai városi levéltárból. Valamint 22 millió plébániai iratnak, amelyet az Ancestry genealógiai cég indexelt, illetve az 1968-ban létrehozott Dán Polgári Nyilvántartási Rendszer (CPR) rekordjainak összekapcsolása. Szóba került a veszprémi Térképvándor, a Petőfi hálózata- Petőfi közössége alkalmazás is. Nagyszabású tervük, hogy az MNL Családtörténeti Kutatóközpont anyakönyvi alprojektje számára 23 millió oldalt digitalizálnak és kapcsolnak össze a MNL országos tagintézményi szintjén. Előadása végén összefoglaló konklúziójában megállapította, hogy szabályozatlan és zavaros még a helyzet, ugyanis gyakorta jelennek meg újabb módszertanok, ami hátrányos, mert nem hasonlíthatók össze a különböző projekteredmények és az indikátorok. Akadnak hibák: kihagyási típusú (Type I – omission), hibás összerendelés típusú (Type II – commission), illetve egyelőre nincsenek standardok („roll-your-own”).
Szűcs Kata Ágnes, az MNL OL munkatársa az Állami anyakönyvek feldolgozása a mesterséges intelligencia segítségével című előadásában ismertette a folyamatot, amelynek célja, hogy a bemeneti oldalon adott digitalizált anyakönyvi oldalból a kimeneti oldalon egy adatbázisba rendezett, teljesszöveggel kereshető adathalmaz legyen (pl. anyja neve, születési év stb.). Bemutatta a sablonkészítő alkalmazást (template builder), amely azonosítja a metaadatok pontos helyét a betöltött képen, ezzel lehetőséget biztosít a struktúrált adatok kinyerésére és a képek osztályozására. Beszélt az előfeldolgozásról, az annotáló alkalmazásról és az automatikus kézírásfelismerésről (HTR), amelynek tanító anyaga az 1828. évi adóösszeírás, Abony állami anyakönyvei, A Magyar nyelv átfogó szótárának cédulái, illetve Kiss József levelezésnek anyagaiból állt össze. A tiszta kézírás esetén 6%-os hibaeredményt értek el, amely 15-18% szó-hibaérték. Az adatok betöltése SQL adatbázisba történik, amelybe a sablonokba kialakított mezők és a rögzített metaadatok, a felismert szöveg és az utólagos javítások kerülnek be. Az utófeldolgozás során kezelik a hipotéziseket, miszerint a legmagasabb konfidenciaszinttel rendelkező kerül kiválasztásra, a túltöltött mezőket szétszedik, javítják és további adatokat nyernek ki a folyó szövegből. A folyamat végén következik az entitásegyesítés és segédletdúsítás, vagyis az adatbázisokban tárolt és a levéltári segédletekben lévő metaadatrekordok egymásnak való megfeleltetése, dúsítása. Legvégül a publikáció, a közkinccsé tétel következik. Korábbi tapasztalataik a földrajzi névterek adatelemek megfeleltetéséből származnak. Előadása végén kitért a MIREL (Mesterséges Intelligencia Relációs Adatbázis) folyamatjellemzőire, az MI betanítására. Végső céljuk, hogy az ország 3422 településének 37611 kötetnyi anyagát, mintegy 22 millió oldalt feldolgozzanak. Jelenleg az MNL Digitális Szolgáltatásfejlesztési Osztályán kidolgozták az elméleti folyamatot, kifejlesztették a szoftver prototípust és a gyakorlati tesztelés zajlik Abony anyakönyveinek segítségével, ami kb. 40 ezer oldal.
Danyi Pál és tanítványai Gedeon Máté, valamint Marozsán Patrik, BME GTE munkatársa és a BME TTK hallgatói A 19-20. századi nyomtatott árlisták és számtáblázatok karakterfelismerése mesterséges intelligencia felhasználásával címmel tartottak előadást kutatási eredményeikről. A kiindulási alapjuk volt, hogy a régi számtáblázatok automatikus felismerése nem végezhető el piaci szoftverekkel (pl. Nuance-Recognita), ugyanis nem tudják azonosítani a struktúra elemeit, a számok felismerése (szintaxis) és hogy mire vonatkozik (szemantika) sem valósul meg, és a hibák felismerése konzisztencia vizsgálattal is szükséges volna ahhoz, hogy gazdasági elemzéseket lehessen folytatni a táblázatokból. A kutatás fő célkitűzése a számtáblázat struktúrájának felismerése, vagyis az oszlopok, sorok azonosítása, illetve a szeparátorok (pl. tizedespont) felismerése. A kezdeti elképzelés, a dobozos szoftverek finomhangolása nem működött. Fontos volt a táblázati struktúra megőrzése és az önellenőrzés beépítése. A képet előzetesen feldolgozták, Hough transzformációval igazítva, eredeti vonalak eltávolításával, szürke árnyalatossá alakítással és Otsu-féle thresholding segítségével. Objektumdetektálással bekeretezték a számokat (Nanonets) a cellák megtalálásával (saját modell). Klaszterezték a határolódobozokat (HDBScan) és pixelkoordinátákkal látták el, így kialakult a táblázatos struktúra. A rácsozás 92,5%- os, a szeparátorfelismerés 96,5%-os eredményt hozott. A számjegyek felismerése (CNN-Konvolúciós Neurális Hálózat) egy képből eljutva az osztályozásig egy független teszthalmazon 99,3%-os pontosságot eredményezett. Összességében tehát 97,5 % pontosságú eredményt sikerült elérniük. A módszerük továbbfejleszthető szövegtáblázatok, kézírás felismerésére, vagyis levéltári alkalmazása is lehetséges.
A hazai és nemzetközi együttműködési lehetőségeket a City Memories projekt példáján Telek Ágnes (levéltáros, BFL) fejtette ki. A projekt 2023. április 26-28-án indult a budapesti kick-off meetinggel, amelyen a Koppenhágai Városi Levéltár és a Stockholmi Városi Levéltár vettek részt, valamint a BFL társult partnerei az Óbudai Egyetem és a Budapest 100 projekt. A téma a fővárosok változásai építészeti szempontból, és az ötletek, célok felvázolása, valamint a potenciálisan felmerülő kihívások és nehézségek számbavétele volt. Nagy sikert aratott a BFL Budapest Időgép alkalmazása. Koppenhágában 2023. november 15-18. között rendeztek workshop-ot, ahol találkoztak a stakeholderekkel és a fenntartható építészet az adminisztráció és az oktatás szemszögéből téma megvitatása zajlott. A zárókonferencián Stockholmban 2024. szeptember 18-20. között a fenntartható építészetre, az építészeti tervrajzok genderszempontú vizsgálatára, az oktatásba és kulturális civil kezdeményezésekbe való bekapcsolódási lehetőségek tárgyalására került sor. Az eredmények között egy best practice guide létrehozását, a BFL lakástörténeti oldalának fordítását, és egy tanácsadói testület felállítását is elkönyvelhetik. Az előadó ezután bemutatta a Budapest 100 projektet (https://budapest100.hu/) és az Óbudai Egyetem Építéstudományi Kar hallgatóinak 3D épületmodelljeit a Budapest Időgépen (https://www.hungaricana.hu/hu/budapest-idogep/). További nemzetközi együttműködéseket érintett még: az ELTE az Utrechti Egyetem között, a BFL-el együttműködésben készült 1939 című filmet, a Lost Budapest projektet, az 1848-as Pest-Buda rekonstrukciót és a Window to the Past.
Sipos András (főosztályvezető, BFL) ismertette a legújabb, a magyarországi viszonyokra törvényileg még nem is adoptált Records in Contexts (RiC) nemzetközi szabványt. Felvezetésében kitért a korábbi levéltári szabványokra (ISAD/G, ISAAR/CPF, ISDF, ISDIAH), amelyek integrálásával a Nemzetközi Levéltári Tanács (ICA) létrehozta a levéltári leírás átfogó modelljét.[2] Célkitűzések, jellemzők: alkalmazkodás a hálózatos, dinamikus és kollaboratív környezethez, amelyben az irat és irategyüttes nem (feltétlenül) fizikailag folytonos, határai nem egyértelműen definiálhatók, változásnak van kitéve, létrehozásában többen is részt vesznek, nem mindig egyértelműen definiálható, ki az iratképző, vagy a szerző. A leírások jobban adják vissza az iratokban és irategyüttesekben rejlő összefüggések és kapcsolatok tényleges komplexitását (contexts), a proveniencia elv tágabb és rugalmasabb értelmezésére épül, a fondrendszeren alapuló leírási egységek hierarchiájánál nyitottabb szerkezetű leírásokat tesz lehetővé. A hierarchiát tükröző fa-struktúra helyett az összefüggések és kapcsolatok hálóját leképező gráf-szerkezetben ábrázolható. Az RDF – Resource Description Framework, egy keretrendszer a weben történő információábrázolás céljára.[3] Az RDF-ben bármilyen kifejezés alapstruktúrája olyan tripletek (egyszerű kijelentő mondatok) gyűjteményéből áll, amelyek mindegyike egy alanyt (subject), egy állítmányt (predicate) és egy tárgyat (object) tartalmaz. Az ilyen tripletek halmazát RDF gráfnak nevezzük. Ez a gráf egy csomópont-és-irányított-él típusú diagrammal ábrázolható, amelyben minden tripletet egy csomópont-él-csomópont kapcsolat reprezentál (innen a “gráf” elnevezés). A konceptuális modell meghatározza absztrakt szinten a levéltári leírásban szerepet játszó entitásokat, ezek lehetséges tulajdonságait (attribútumok), definiálja a közöttük lehetséges kapcsolatokat (relációk). Fő különbségek az ISAD-ISAAR-ISDF-ISDIAH szabványcsaládhoz képest, hogy nem kívánja megszabni a felhasználóknak szóló leírás (segédlet, nyilvántartás) adatstruktúráját, csak az input-adatok adatszerkezeti logikáját, nem hierarchikus, hanem entitás-kapcsolatokra épül, nem „fondok és részeik” leírására szolgál, hanem önmagukban is tetszőleges komplexitású iratok és irategyüttesek leírására ezek minden lehetséges kapcsolatában. A fond, mint önmagában leírható elkülönült entitás kiemelt szerepe megszűnik, a proveniencia értelmezési lehetősége rugalmasabb (ugyanakkor beleilleszthető a „hagyományos” ISAD/G alapú leírás is). A megjelenítés ideális formája a hierarchikus fa-struktúra helyett a hálózat, illetve gráf. Az előadó több példán mutatta be hogyan kell elképzelni az új szabvány szerinti levéltári leírásokat. Végül az alábbi linkek átadásával zárta előadását.[4]
Rácz Attila (főosztályvezető, BFL) Az önkormányzati iratok a gyűjtőterületen címmel tartotta meg előadását. Megtudhattuk, hogy selejtezési jegyzőkönyvek száma lényegesen emelkedett az elmúlt évben, míg az iratkezelési szabályzatok száma csökkent, a helyszíni ellenőrzések, az úgynevezett szervlátogatások száma jelentősen növekedett. Ismertette a kényszerselejtezések során követett gyakorlatot a bejelentéstől az állományvédelmi szakvéleményen keresztül az önkormányzati adatvédelmi szakember nyilatkozatáig, amelyek alá kell hogy támasszák a kényszerselejtezés engedélyezését, ha az anyag menthetetlenül károsodott, ha nem történt adatvédelmi incidens. Az iratgyarapodás is jelentősen növekedett és közelít az évi 300 ifm-hez. Külön érdekesség az elektronikus iratok átvételének egyre nagyobb mennyisége (56357 MB 2023-ban). Megtudtuk, hogy az iratátvételek során különösen értékes magániratokat is bekerültek a levéltárba, illetve selejtezésre ítélt irategyütteseket mentettek meg (pl. Sportszövetség). Az osztály iratainak digitalizálása nagy léptekkel halad mind a tanácsi, mind a pártiratok tekintetében ezért a rendezés keretében a digitalizált anyag visszaellenőrzése zajlik.
Török Ádám (levéltáros, BFL) az Aktuális gyűjtőterületi kihívások, lehetőségek körében a BFL III. iratőrző főosztályán 2024-ben lezajlott bírósági és ügyészségi elektronikus segédkönyvek levéltárba adását ismertette. A magyar bírósági és ügyészségi szervezetrendszer bemutatását követően rátért az elektronikus segédletek sokféleségére és egy korábbi 2010-2011 során megvalósult projektre, amelyben a Büntető Ügyviteli Rendszer (BÜR) adatait töltötték be egy kifejlesztett szoftverbe. Sajnos a szoftver és az áttöltött fájlok ma már használhatatlanok. A jogszabályi környezet ugyanakkor előírja az elektronikus segédletek vezetését és a levéltár számára azt, hogy az iratokat segédleteikkel együtt kell átvenni. Ha nem tudják átadni, akkor megakad a folyamat. Hosszú, évekig tartó huzavonát követően végre sikerült előállítani a Főváros Törvényszéknek 1993-1995, 2004 évkörben, a Fővárosi Főügyészségnek 2000-2001 évkörben közel 1886 MB anyagot, amelyet az elmúlt bő egy évben vettek át a kollégák. Számtalan tapasztalatot szereztek a munka során, a teljesség igénye nélkül: fontos az irattáros és levéltáros közti jó kommunikáció, de elhúzódik az ügyintézés, forráshiány és elmaradó fejlesztések jellemzők. Általában a felettes szerv utasításaira hivatkoztak az iratképzők, illetve az MNL-re, amely a BFL hatáskörén kívül állt, amely nehezítette a kollégák munkáját. A szoftverfejlesztés a levéltárak tapasztalata, tanácsa nélkül történt, az adatvesztés a migráció során általános volt, és kiderült hogy nagyon nehéz a zárt szoftverekből adatot kinyerni. Az átadás során konkrétumokat várnak el a levéltártól az iratképzők, vagyis jól el kell magyarázni, hogy mi a levéltári informatikus óhaja (pl. irattári műveletek, adatmezők olvashatósága, egy adat egy mezőben, a többszörözhetőség). Az átadás-átvételi megállapodás legfontosabb eleme, ha az iratkezelő szoftver szabványos elektronikus átvételi csomag előállítására nem képes, rögzíteni hogy az átadástól kezdve a hiteles főlajstromkönyv a levéltárnak átadott példány, ezért utólag abban nem lehet módosítani, de ha mégis akkor újabb exportot kell a levéltárnak adni. A későbbi levéltári adatszolgáltatás, csak az átadott anyag tartalma tekintetében lehetséges és szükséges a felhasználói kézikönyv átadása is.
Györgyi Csaba (levéltáros, BFL) a BFL által folytatott civil iratgyűjtési koncepcióról és annak eredményeiről tájékoztatta a hallgatókat. A létrehozott CivilArchiv Projekt a fővárosi magánszemélyek, családok, civil-szervezetek (egyesületek), gazdasági szervezetek (pl.iparosok) maradandó értékű iratait gyűjti. Ezt a gyűjtést népszerűsíti és gyűjtőterületi koncepciót is kidolgozott, amit a Levéltár Szemlében is megjelentetett.[5] Az előadó elmondta hogy, a családi és magániratok esetében: levelek, naplók, fényképek, hivatalos iratok, feljegyzések, emlékiratok, visszaemlékezések. Civil szervezetek iratai esetében: a fővárosi, illetve a fővároshoz köthető egyesületek, alapítványok, társulások, körök és klubok iratai, a Gazdasági iratok esetében: iparosok, ipartestületek, családi cégek, sőt kisebb-nagyobb fővárosi vállalatok működéssel kapcsolatos iratai kerülhetnek. Legfőbb forrásaik az iratanyagok lelőhelyének feltalálására a Fővárosi Törvényszék Gazdasági Kollégiumának Felszámolási Csoportja által a levéltár számára rendszeresen megküldött felszámolási végzések, a birosag.hu adatbázisa, internetes források (nonprofit.hu, civilek.hu, helyicivil.hu, adjukössze.hu), egyéb keresők, pl. Hungaricana, Arcanum (ADT), 1%-os kampányok, éves jelentések, Társadalmi Regiszter, Magyar Alapítványok Enciklopédiája, Magyar Alapítványi Adattár, Nonprofit Szervezetek Magyarországon, Civil Szemle és természetesen a feltáró munka során személyesen kialakított kapcsolati háló. Fontos, hogy széles körben eljuttassák a projekt hírét, ezért cikkeket jelentetnek meg hivatalos kerületi önkormányzati lapokba, illetve máshol is ahol lehetőség mutatkozik pl. a Városunk c. lap, vagy civil honlapok, helytörténeti gyűjtemények. Hagyományos szórólapok és plakátok és e-mailen történő terjesztés is szerepel az eszközök tárházában. A BFL nagy rendezvényein is megjelennek: Nyitott Levéltárak programjain, Kutatók éjszakája, Múzeumok éjszakája, Levéltári piknik, Idegenvezetők világnapja, Múzeumok majálisa, vagy művelődési házakban és idősotthonokban is. Rádióinterjúkban és a civil szervezetek fővárosi programjain, rendezvényeken, konferenciákon terjesztik hírüket. Az eddig rejtőzködő magániratok a legkülönbözőbb helyekről – pincék, padlások zugaiból, ágyneműtartókból – kerültek elő. Mint minden gyűjtőterületi munka esetében, itt is fontos a kapcsolatteremtés, ezen felül a népszerűsítés, a terjesztés is, mert gyakran korábbi iratbeadók ajánlották a levéltárat az iratbirtokosok figyelmébe. A 2017 óta működő projekt eredményesnek bizonyult és levéltár társadalmi jelenlétére és szerepvállalására hívja fel a budapestiek figyelmét. Jelentősen megnőtt a referencia hatékonysága, eredményessége, feldolgozó munkája és kezelt iratmennyiség terjedelme.
Németh Ágnes (levéltáros, BFL) előadásában a BFL-hez tartozó intézmények gyűjtőterületi és a gazdasági szervekhez kapcsolódó gyűjtőköri tevékenység stratégiáját és nehézségeit ismertette. Az oktatási-nevelési intézmények területén keletkezett irattípusok gyűjtésére már született koncepció.[6] A különböző fokú iskolák, óvodák és támogató, kiegészítő intézmények, pedagógiai szakszolgálatok, bizottságok, tanácsadók tartoznak ide, több mint 500 iskola, közel 350 óvoda, és több mint két tucat egyéb intézmény. A vizsgálatok megállapították, hogy a maradandó iratok körében tartoznak egyértelműen az anyakönyvek, törzskönyvek, a működési és a szabályozó iratok. Mintavételeket vesznek a tanulói fegyelmi, szülői munkaközösségi, vagy diákönkormányzati iratokból. Gyűjtik az iskolatörténeti iratokat, kiadványokat, fotókat, újságokat, évkönyveket is. A fenttartóváltások (állami, önkormányzati, egyházi), a megszűnt intézmények (jogutóddal, vagy anélkül), alapítványi iskolák, és az ebből adódó illetékességi elhatárolások megnehezítik a munkát. Mindezek ellenére az iratok beszállítása és a kapcsolattartás ezen a területen folyamatos és jól működő. Az egészségügyi iratok gyűjtőterületi koncepciójának már komoly irodalma van, több cikk is megjelent a Levéltári Szemlében.[7] Működési iratokat, és egészségügyi dokumentációt mintavétellel, egyes irattípusok és klinikai ágak reprezentációja a cél. A fekvőbeteg-ellátási intézményekben, de a járóbeteg-ellátási területen is aggasztó a helyzet. A forráshiány, a fluktuáció, a kényszerselejtezések, amelyek a rossz irattári körülmények miatt alakulnak ki évtizedek óta változatlan. A levéltári munkának, az állandó ellenőrzésnek, felügyeletnek mégis van eredménye, ugyanis több kórház esetében sikerült értékes iratanyagot beszállítani a BFL-be (Nyírő Gyula, Szent Rókus, Szent Imre, Telepy utcai Kórház). A szociális intézménytípusok a gyermekotthonok, szociális otthonok, gyermekjóléti és családsegítő szolgálatok, bölcsődék, speciális igényűekkel foglalkozó intézmények, hajléktalanellátás, gyakran átfedésben működnek az oktatási, egészségügyi, vagy civil szférában. Az intézményi terület állapota talán a legmostohább ember- és eszközhiány, iratkezelés állapota, iratok elhelyezése tekintetében. A gyűjtőterületen néhány mintaintézmény kiválasztás, felmérése történt meg. Eredmények a középirányitó szervek esetében könyvelhetők el, mint a Budapesti Módszertani Szociális Központ és Intézményei (hajléktalan ellátó szervezet) és a Területi Gyermekvédelmi Szakszolgálat iratátvételek és szociális otthonok esetében iratmentés formájában. A kulturális intézmények területe sokszínű a művelődési házaktól a színházakon át akár magántulajdonú gyűjteményekig, ezért esetükben is fő a gyűjtőterületi tevékenység. Fontos a kapcsolatteremtés és az átfedések megszüntetése, hiszen gyakran a helytörténeti gyűjtemények is igényt tartanak a keletkezett iratanyagra. A gazdasági iratok esetében a fővárosi tulajdonú, közfeladatokat ellátó üzemekre (Főgáz, Főkert stb.), mint gyűjtőterületi tevékenységre koncentrálnak. A fővárosban bejegyzett gazdasági társaságok esetében keverednek a köz- és magániratok, mely esetben nehezebb érvényesíteni a gyűjtőköri tevékenységét. Illetékesség csak a szocialista kori iratok esetében áll fenn, azonban felmerülnek átfedések az MNL Országos Levéltára, MNL Pest Vármegyei Levéltára és a BFL viszonylatában. Összegzésként a szervnyilvántartások aktuális állapotban való tartását, a jó kapcsolat kialakítását és fenntartását, koncepciók kidolgozását, a rendszeres iratátvételt, illetve selejtezést, valamint a helyszíni iratértékelést fogalmazta meg jó tanácsként a kurzus hallgatói számára.
A szemináriumok három nagyobb témát öleltek fel. Egyrészt az állományvédelemi munkafázisok területét részletezték, másrészt a levéltár-informatikai szegmens nyilvántartási lehetőségeit ismertették, valamint a levéltári multimédia útjait mutatták be.
Az állományvédelmi feladatokkal megbízott munkatársak a fotokémiai és fotomechanikai másolatokról tartottak elméleti ismertetőt (Orosz Katalin, Szabó Mónika, Szél Soma László és Vadász Norma Grácia, Állományvédelmi Főosztály, BFL), melyet követően eredeti anyagokon bemutatták az eljárások jellemzőit, végül az alkalmazott technikák felismerését gyakorolták. A fotokémiai eljárások esetében a cianotípia (kéknyomat, negatív és pozitív), szépia vagy Vandyke eljárás (negatív és pozitív), vas-gallusz nyomat, ezüst-zselatin kontakt nyomat, diazotípia kerültek elő. A fotomechanikai másolatok körében a zselatin litográfia és a negrográfia készítési eljárások ismertetését végezték el. Az ismertetett eljárások nagy jelentőséggel bírnak a levéltárak számára is, ugyanis ilyen eljárásokkal készült tervrajzok és szövegmásolatok szép számmal fordulnak elő az irategyüttesekben. Szabó Mónika (restaurátor, BFL) az iratok és tervrajzok állagának megóvásáról, a digitalizálásra való előkészítéséről és az irathibák javítása során használt anyagokról beszélt, valamint a módszereket ismertette a gyakorlatban is. Győrffi Szabolcs (főosztályvezető-helyettes, BFL) az állományvédelem három főbb területére tért ki a foglalkozás során, különös tekintettel a megfelelő raktározást biztosító preventív/megőrző intézkedésekre, az aktív beavatkozást jelentő restaurálás- és konzerválás példáira, valamint röviden áttekintette a másolatkészítési módszerek történeti fejlődését. Majd bemutatott működés közben többféle reprográfiai módszert és eszközt, pl. a mára kuriózumnak számító mikrofilmezést. A levéltárban őrzött eredeti formai-, méret- és egyéb jellemzők szerint sokféleséghez igazodó, változatos kialakítású berendezéseket és módszereket ismertek meg a hallgatók, kibontva az egyes eljárások alkalmazásának feltételeit, szempontjait, előnyeit és hátrányait. Nagyalakú eredeti, szálas- és kötetes iratok, fotók, valamint térbeli kiterjedéssel rendelkező műtárgyak digitalizálására láttak példákat. Szó esett a hosszú távú digitális megőrzés szempontjairól is, különös tekintettel az egységesség és szabványossság kérdésére, a felvételek paramétereire és jellemzőire (pl. felbontás, színmélység, megvilágítás), a használható és ajánlott fájlformátumokra, a módszertani iránymutatást adó ajánlásokra.
Levéltári informatikai nyilvántartásokról Gerhard Péter és Orthmayr Flóra (Informatikai Osztály, BFL) óráján értesülhettek a hallgatók. Az e-levéltári rendszer kialakulási történetének ismertetésével indult az óra, először a 2009–2013 között időszakban a konzorcium alapítástól (KopintDatorg – NISZ, MOL-MNL és BFL) a rendszer átadásáig, majd az ezt követő kiegészítések – online kérés leadás a BFL-ben, és a II. számú projekt (2016–2020) következtek, amelyben a BFL már csak tanácsadó volt. Ekkor történt a scopeArchiv upgrade-je és az ELP (Elektronikus Levéltári Portál) megújítására is sor került. Az MNL 2022-2023-as online funkcióhasználatra való áttéréséről is szó esett. 2021-ben az egyházi és felsőoktatási levéltárak az AtoM-ban (Access to Memories) vezetett nyilvántartásaikat kereshetővé tették az Elektronikus Levéltári Portálon. Az előadók ismertették a rendszer jelenlegi felépítését, amelyben a két dobozos szoftvert (a levéltári nyilvántartást kezelő scopeArchivot és a digitális állományok hosszú távú megőrzésére való Preservicát) az MNL és a BFL önállóan használja, míg az ELP használata közös, itt láthatóak a felhasználók számára az MNL és a BFL levéltári nyilvántartása, adatbázisai és egyes publikált digitális tartalmak is. Az AtoM működést és használói körét röviden ismertették, majd a scopeArchiv bonyolult felépítésre tértek át. Részletezve a leírási egységek, a naplók, raktári nyilvántartások, adatbázisok rendszerét, a különböző nézeteket, keresési lehetőségeket, a törzskönyvi szinteket, törzskönyvi nyilvántartást, a modulkapcsolatokat, a szervnyilvántartást és a kutatók nyilvántartását, a kutatói és a másolatkérések lehetőségeit.
A BFL multi-media lehetőségeiről– podcast, egyperces, mozaik, filmek, sajtókapcsolatok – Fehér Csaba, Garami Erika, Ternovácz Bálint (BFL munkatársai) beszélt a hallgatóknak. Az általános bevezetőt követően, melynek során a jövőkép, a küldetésnyilatkozat és a szolgáltató levéltár is szóba kerültek, Fehér Csaba általánosan ismertette a Tájékoztatási és Közművelődési Főosztály kommunikációs tevékenységét, amelyet a fenti célok megvalósítása érdekében fejtenek ki. A BFL minden social média felülete szóbakerült, amelyet részletesebben Garami Erika ismertetett, különös tekintettel a BFL honlapjára, a Magyar Levéltári Portálra, és adatbázisainkra. Csaba elemezte a BFL által készített oktató, levéltár-pedagógiai, rendezvény és kiállításfilmeket, szakmai kuriózumokat, a mindennapi munkát és az épület bemutatását sem felejtve ki a „reklám” filmek sorából. Az anyagi erőforrások lehetőségeit, a humán erőforrás bevonását és a technikai eszközök beszerzését, felhasználását is ismertette, külön kiemelve, hogy manapság már egy telefon segítségével filmes előképzettség nélkül is lehet megfelelő anyagokat készíteni a social média számára. Ternovácz Bálint a TikTok csatornára történő anyagok készítésének fortélyait mutatta be, illetve a BFL+ podcast csatorna működését és az adások előállításnak részleteit elemezte.
A képzési programot délután kísérőrendezvények zárták le. Az újonnan érkezett kollégáknak Garami Erika és Ternovácz Bálint vezettek raktársétát, amelyen bemutatták a BFL raktári és állományvédelmi szárnyát, amely a nagyközönség számára nem látogatható. A kurátorok – Kis-Huszár Renáta és Somorjai Szabolcs – vezetésével az érdeklődők megtekintették a BFL aulájában és I. emeleti kiállítótermében idén tavasszal megnyitott Budapest közlekedik – a főváros közösségi közlekedés 150 éves története című kiállításunkat. Szokásunkhoz híven minden évben egy jeles magyar kulturális gyűjteményt is felkeresünk, így megszerveztük a Magyar Zene Házának bemutatását és állandó kiállításának megtekintését, amely komoly elismerést váltott ki a kurzus hallgatóiból.
Melléklet
| Résztvevő közgyűjtemények listája |
| A Rozsnyói Római-katolikus Püspökség Levéltára és Könyvtára |
| Babeş-Bolyai Tudományegyetem |
| Bocatius János Közkönyvtár Kassa |
| Brčkoi Kerületi Levéltár, Bosznia-Hercegovina |
| Csíkszeredai Gyűjtőlevéltár |
| Erdélyi Ferences Gyűjtőlevéltár |
| Evangélikus Országos Gyűjtemény |
| Fradi Múzeum |
| Gömör-Kishonti Múzeum |
| Gyulafehérvári Főegyházmegyei Levéltár |
| Jézus Társasága Magyarországi Rendtartományának Levéltára |
| Kalocsai Főegyházmegyei Levéltár |
| Kárpátaljai Területi Állami Levéltár |
| Kassai Állami Levéltár |
| Keletszlovákiai múzeum Kassa |
| Maribori Területi Levéltár |
| Rozsnyói Bányászati Múzeum |
| Szlovák Nemzeti Múzeum – Betléri Múzeum |
| Történelmi Levéltár Zenta |
| Vajdasági Levéltár |
| Zombori Történelmi Levéltár |
[1] A korábbi kurzusokról lásd a Levéltári Szemle 2023. évi 3. számában megjelent összefoglalót: Fehér Csaba „Egy a múltunk – őrizzük egyazonképp a jövőnek!” Tízéves az egyházi és határon túli magyar levéltárosok mesterkurzusa. 49-63. p.
[2] 2023. november: Records in Contexts–Conceptual Model 1.0 https://www.ica.org/resource/records-in-contexts-conceptual-model/ , Records in Contexts – Introduction to Archival Description 0.2 https://www.ica.org/resource/records-in-contexts-introduction-to-archival-description/
[3] https://www.w3.org/RDF/ , http://www.w3c.hu/forditasok/RDF/REC-rdf-concepts-20040210.html
[4] Introducing Records in Contexts: The New ICA Standard for Describing Records – https://www.youtube.com/watch?v=oHG_pupre8w
Arian Rajh: ARCHIVAL DESCRIPTION TURNS TRULY COLLABORATIVE: AN EXERCISE IN RECORDS IN CONTEXTS STANDARD, Moderna arhivistika 2024, 7 (1), str/pp. 63-82 https://doi.org/10.54356/MA/2024/JVGE4567
[5] Györgyi Csaba: Civil a pályán. A civil szervezetek iratainak gyűjtése Budapest Főváros Levéltárában. Levélátri Szemle, 71. évf. 2021.évi I. szám, 40-51. p.
[6] Koltai Gábor: A fővárosi oktatási-nevelési szervek maradandó értékű iratainak feltárása és gyűjtése I. In Levéltári Szemle 2020/4. 31-51., Koltai Gábor: A fővárosi oktatási-nevelési szervek maradandó értékű iratainak feltárása és gyűjtése II. Iratátvételi tapasztalatok. Levéltári Szemle 2022/4. 27-35.
[7] Koltai Gábor – Ogoljuk-Berzsenyi Anett: Maradandó értékű egészségügyi iratok feltárása és gyűjtése a fővárosban I. Levéltári Szemle, 2023/4. 33-46., Koltai Gábor – Ogoljuk-Berzsenyi Anett: Maradandó értékű egészségügyi iratok feltárása és gyűjtése a fővárosban II. Levéltári Szemle, 2024/1. 5-26.
[1] A tudósítás az előadáson, szemináriumon elhangzottak és a leadott anyagok alapján került összeállításra.
